Criando uma nova mensagem
O envio de uma mensagem é equivalente ao envio de um eMail.
Quando uma mensagem é criada e enviada pelo sistema, esta mensagem
será enviada para os selecionados e, estes receberão as mensagens nas
suas caixas postais através de seus respectivos softwares de email (outlook, etc).
A vantagem de se utilizar estes recursos para o envio de uma mensagem,
é o fato de que estas mensagens serão rastreadas pelo sistema e armazenadas
de forma a permitir uma futura pesquisa ou continuidade do assunto.
A criação da primeira mensagem referente a um deterinado assunto deverá
ser feita pelo sistema nos procedimentos aqui descritos porém, as respostas
e as continuidades desta mensagem inicial, serão feitas normalmente pelo
software de email sem a necessidade de acionar o sistema para ver ou
responder estas mensagens.
Siga os seguintes procedimentos:
- Acione no índice a opção [Mensagens]
- Acione na tela principal o botão correspondente para 'Nova Mensagem'
- Selecione para quem será enviada a mensagem, Cliente, todos os Usuários habilitados em um Projeto ou, Usuários específicos
- Caso sejam selecionados Usuários específicos, selecione opcionalmente se a mensagem é referente a um determinado Projeto
- Digite o assunto da mensagem (identicamente ao assunto de um email)
- Selecione uma categoria aonde a mensagem se enquadra
- Selecione uma ou mais palavras chave para identificar o propósito da mensagem
- Digite o texto da mensagem
- Selecione opcionalmente o AGENDAMENTO e o ENCERRAMENTO da mensagem
- Solicite o envio da mensagem Já
- Aviso de 'operação Realizada' deverá ser mostrado
INFORMAÇÃO
AGENDAMENTO DA MENSAGEM
Quando uma mensagem é disparada no sistema, esta mensagem é enquadrada
como um 'assunto em aberto'.
Em algumas situações é importante para quem cria a mensagem, 'relembrar'
os parceiros do assunto desta mensagem que 'ainda se encontra em aberto'.
O 'agendamento' da mensagem fará com que a partir do dia especificado,
o sistema 'lembre' os participantes desta mensagem enviando diariamente
após a data estipulada um email como 'lembrete' sobre a mensagem original.
Este eMail enviado conterá uma 'lista de mensagens agendadas'.
ENCERRAMENTO DA MENSAGEM
Faz com que a mensagem que está sendo disparada seja considerada um
'assunto encerrado' após a data selecionada.
Em algumas situaçoes é importante encerrar o assunto após uma determinada
data no qual certamente o assunto estará encerrado.
Caso a mensagem que está sendo encerrada tenha sido agendada, a partir da
data de encerramento o envio diário da mensagem na 'lista de mensagens
agendadas' será interrompido.
As mensagen 'encerradas' não são apagadas do sistema, somente recebem o
status de encerradas para não ficar na lista dos assuntos em aberto.
Em qualquer instante poderemos consultar tanto mensagens encerradas como
mensagens com assunto em aberto.
Exemplo (envio, agendamento e encerramento):
O Coordenador poderá marcar uma entrega de fase de Projeto enviando uma
mensagem com as datas e necessidades de entrega. Por se tratar por exemplo
uma entrega para 40 dias, poderá marcar o agendamento da
mensagem para 35 dias, 5 dias antes da data. A mensagem será disparada
de imediato para os selecionados e, daqui à 35 dias será diariamente
'relembrada' na 'lista de mensagens agendadas'.
Na composição da mensagem o Coordenador também poderá configurar que o
encerramento da mensagem se dará daqui a 42 dias, 2 dias após a data.
Caso este encerramento não seja feito ou na criação da mensagem ou como
alteração de agendamento, a mensagem ficará indefinidamente sendo diariamente
enviada na 'lista de mensagens agendadas'.
Exemplo (envio e encerramento):
O Coordenador poderá marcar uma reunião de Projeto enviando data e horário
da reunião por este procedimento. Poderá também já configurar que o
encerramento da mensagem se dará um dia após a data que a reunião foi marcada.